Staffelpreise sind das wichtigste Instrument, um Ihren Wareneinsatz bei Premium-Wanneneis zu optimieren. Doch welche Staffel ist für Ihren Betrieb sinnvoll? Und wann lohnt sich der Sprung zur nächsthöheren Abnahmemenge? Dieser Guide zeigt Ihnen, wie Sie Staffelpreise strategisch nutzen – ohne in die Überlagerungs-Falle zu tappen.
Wie Staffelpreis-Systeme funktionieren
Die meisten Eismanufakturen staffeln ihre Preise nach Abnahmemenge pro Lieferung oder pro Monat. Das Prinzip ist einfach: Je mehr Sie bestellen, desto günstiger wird der Preis pro Wanne. Doch die Details machen den Unterschied.
Typischerweise gibt es drei bis vier Preisstaffeln. Die erste Staffel greift oft bereits ab 10-15 Wannen pro Bestellung – eine Menge, die für ein mittelgroßes Restaurant etwa dem Monatsbedarf in der Hauptsaison entspricht. Die zweite Staffel beginnt meist bei 25-30 Wannen, die dritte bei 50+ Wannen.
Wichtig zu verstehen: Staffelpreise beziehen sich üblicherweise auf eine Bestellung, nicht auf den Jahresumsatz. Das bedeutet: Sie müssen die entsprechende Menge bei einer Lieferung abnehmen, um die Staffel zu erreichen. Einige Anbieter bieten jedoch auch Jahres-Rahmenverträge an, bei denen die Gesamtabnahme über mehrere Lieferungen zählt.
Key Take-aways:
- Staffel 1: ab 10-15 Wannen (Basis-Konditionen)
- Staffel 2: ab 25-30 Wannen (erste Ersparnis)
- Staffel 3: ab 50+ Wannen (maximale Ersparnis)
- Staffeln gelten meist pro Bestellung, nicht Jahresumsatz
Das reale Einsparpotenzial
Die konkreten Einsparungen zwischen den Staffeln variieren je nach Anbieter, aber die Größenordnungen sind vergleichbar. Zwischen der ersten und zweiten Preisstaffel liegen typischerweise 8-12% Preisnachlass. Zwischen zweiter und dritter Staffel kommen weitere 5-8% hinzu.
Rechnen wir konkret: Bei einem Basispreis von 24€ pro 5000ml-Wanne (Staffel 1) und einer Bestellung von 15 Wannen zahlen Sie 360€. Erhöhen Sie die Bestellmenge auf 25 Wannen und erreichen damit Staffel 2 mit 10% Rabatt, sinkt der Wannenpreis auf 21,60€. Die 25 Wannen kosten dann 540€ statt 600€ bei Staffel-1-Preis.
Die Ersparnis von 60€ klingt verlockend – doch rechnet sich das wirklich? Sie haben jetzt 10 Wannen mehr auf Lager (entspricht etwa 400 zusätzlichen Kugeln) und müssen diese auch verkaufen können. Bei einem Restaurant mit 9 Eisdesserts pro Tag dauert es etwa 3 Wochen, bis diese Mehrbestellung verkauft ist.
Key Take-aways:
- Staffel 1 → 2: typisch 8-12% Ersparnis
- Staffel 2 → 3: weitere 5-8% Ersparnis
- Beispiel: 25 Wannen in Staffel 2 sparen 60€ vs. Staffel 1
- Aber: Mehrbestellung muss verkauft werden können
Abnahmemengen richtig dimensionieren
Die größte Herausforderung bei Staffelpreisen: die Balance zwischen Ersparnis und Risiko zu finden. Eine zu große Bestellung bindet Kapital, belegt Lagerplatz und kann zu Qualitätsverlusten führen, wenn das Eis zu lange lagert.
Eine pragmatische Faustregel hat sich in der Praxis bewährt: Bestellen Sie maximal das Dreifache Ihres monatlichen Durchschnittsverbrauchs. Bei einem Restaurant mit 12 Wannen Monatsbedarf wären das maximal 36 Wannen. Diese Menge können Sie innerhalb von drei Monaten verkaufen – ein Zeitraum, in dem die Qualität bei optimaler Lagerung garantiert erhalten bleibt.
Berücksichtigen Sie auch die Saisonalität: Im Sommer können Sie deutlich mehr bestellen als im Winter. Viele Gastronomen nutzen die Strategie, im Mai oder Juni eine größere Bestellung aufzugeben, um die Hochsaison optimal abzudecken. In den Herbst- und Wintermonaten wird dann konservativer bestellt.
Ein weiterer wichtiger Faktor: die Sortimentsbreite. Je mehr verschiedene Sorten Sie anbieten möchten, desto mehr Wannen müssen Sie insgesamt bestellen, um die gewünschte Vielfalt zu erreichen. Ein Restaurant mit 8 verschiedenen Sorten à 3 Wannen pro Sorte kommt auf 24 Wannen – und liegt damit automatisch in einer höheren Staffel.
Key Take-aways:
- Faustregel: Max. 3-Monats-Bedarf auf einmal bestellen
- Saisonalität beachten: Sommer höhere Mengen, Winter kleiner
- Sortimentsbreite erhöht Bestellmenge (8 Sorten = min. 24 Wannen)
- Lagerkapazität realistisch einschätzen
Die Staffelpreis-Strategie für verschiedene Betriebsgrößen
Welche Staffelpreis-Strategie ist für Ihren Betrieb optimal? Das hängt von Größe, Auslastung und Konzept ab.
Kleines Restaurant (30-40 Plätze): Mit etwa 6-8 Wannen Monatsbedarf erreichen Sie die erste Staffel problemlos. Der Sprung zur zweiten Staffel (25 Wannen) würde einen 3-Monats-Vorrat bedeuten – machbar, wenn Sie über ausreichend Lagerplatz verfügen. Die Ersparnis von 40-60€ pro Bestellung kann sich über die Saison auf 200-300€ summieren.
Mittleres Restaurant (50-70 Plätze): Bei 12-15 Wannen Monatsbedarf bewegen Sie sich bereits am oberen Rand der ersten Staffel. Der Wechsel zu Staffel 2 ist hier die logische Konsequenz – bestellen Sie einfach für 6-8 Wochen statt für 4 Wochen. Die Ersparnis liegt bei 80-120€ pro Bestellung.
Großes Restaurant oder Hotel (80+ Plätze): Mit 25+ Wannen Monatsbedarf erreichen Sie die zweite Staffel automatisch. Der Sprung zur dritten Staffel (50+ Wannen) rechnet sich vor allem dann, wenn Sie über professionelle Tiefkühllager verfügen und auch im Winter ein solides Eisgeschäft haben.
Key Take-aways:
- Kleine Betriebe: Staffel 1-2, Fokus auf Flexibilität
- Mittlere Betriebe: Staffel 2 optimal, 6-8 Wochen bestellen
- Große Betriebe: Staffel 2-3, größere Vorräte möglich
- Hotel/Catering: Palettenweise Anlieferung nutzen
Wann sich der Staffelsprung NICHT lohnt
So verlockend Staffelpreise auch sind – es gibt Situationen, in denen der Sprung zur nächsten Staffel wirtschaftlich keinen Sinn ergibt.
Begrenzter Lagerplatz: Wenn Sie keinen ausreichenden Tiefkühlraum haben, ist die Ersparnis schnell aufgebraucht durch die Investition in zusätzliche Lagerkapazität. Eine professionelle Tiefkühltruhe kostet in Anschaffung und Betrieb mehr, als Sie durch moderate Staffelrabatte einsparen.
Unsichere Nachfrage: In der Aufbauphase Ihres Eisgeschäfts oder bei neuen Sorten sollten Sie vorsichtig kalkulieren. Lieber zunächst kleinere Mengen bestellen und die tatsächliche Nachfrage testen, bevor Sie größere Vorräte anlegen.
Kurze Restlaufzeit: Gegen Ende der Saison macht eine Großbestellung keinen Sinn mehr. Wenn im September noch 30 Wannen auf Lager liegen, die bis November verkauft werden müssen, haben Sie ein Problem. Hier ist es besser, konservativ zu bestellen und auf Staffelrabatte zu verzichten.
Key Take-aways:
- Ohne ausreichend Tiefkühllager: keine Großbestellungen
- Neue Sorten: erst testen, dann größere Mengen
- Saisonende: lieber kleinere Mengen nachbestellen
- Ersparnis darf nicht zu Überlagerung führen
Ihr Weg zur optimalen Staffelpreis-Strategie
Staffelpreise bieten echtes Einsparpotenzial – aber nur, wenn sie zu Ihrem Betrieb passen. Die optimale Strategie berücksichtigt Ihren tatsächlichen Bedarf, Ihre Lagerkapazität und Ihre saisonale Planung.
Bei Zucker & Zimt entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen eine Bestell-Strategie, die wirtschaftlich sinnvoll ist und gleichzeitig Flexibilität garantiert. Unsere Erfahrung aus über 30 Jahren Gastronomie-Belieferung zeigt: Die beste Staffelpreis-Strategie ist individuell.
Möchten Sie herausfinden, welche Staffel und welche Bestellmenge für Ihren Betrieb optimal sind? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf – wir analysieren gemeinsam Ihren Bedarf und finden die wirtschaftlich beste Lösung.
Dieser Artikel wurde von den Einkaufs-Experten bei Zucker & Zimt verfasst. Als Thüringer Eismanufaktur beraten wir Gastronomiebetriebe zu wirtschaftlich optimalen Bestell-Strategien.